Selon une étude signée Malakoff Médéric Humanis, 29% des salariés ont bénéficié du télétravail en 2019. Un chiffre en constante augmentation et cette progression ne semble pas prête de s’arrêter, avec l’épidémie de coronavirus qui pousse un grand nombre d’entreprises à instaurer le télétravail (40% d’entre eux). Mais comment travailler à distance de manière efficace ? Comment rester productif, concentré et garder le lien avec ses collègues ? Voici nos recommandations.
Ayez une routine quotidienne de télétravail
Bien que le télétravail bouleverse nos habitudes, il est essentiel de garder un cadre et des horaires à respecter. Nous vous recommandons d’organiser votre journée de la même manière que lorsque vous vous rendez au bureau et de démarrer / terminer sensiblement à la même heure. Cela vous permettra notamment de rester joignable et disponible auprès de vos collègues qui ont les mêmes horaires de travail que vous.
A moins qu’une organisation différente ne vous convienne davantage ! Le fait de ne pas avoir de trajet à faire peut vous permettre de légèrement décaler vos horaires, en démarrant votre journée de travail plus tôt ou en la terminant plus tard. Les journées de télétravail peuvent aussi être l’occasion de prendre une pause déjeuner plus longue et de la partager avec votre conjoint(e) et/ou vos enfants. Une chose à retenir cependant : gardez le même rythme tous les jours, pour ne pas être “déphasé(e)”.
De la même manière, faites régulièrement des pauses, qui vous délasseront tout en séquençant votre journée et en vous permettant de rester concentré(e) jusqu’au soir. Pour ce faire, vous pouvez appliquer la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler sans interruption sur des plages de 25 minutes, entrecoupées de 5 minutes de pause ; au bout de 4 plages de 30 minutes effectuées (25+5), on peut alors faire une pause de 15 à 30 minutes, avant de recommencer le cycle. Cette méthode favorise la concentration, évite les distractions et la procrastination. A utiliser quand vous vous sentez trop dispersé(e) !
Autre conseil très important pour maintenir une routine quotidienne : ne travaillez pas en pyjama et gardez l’habitude de vous habiller tous les matins. Vous n’avez pas besoin d’être sur votre 31 et pouvez tout à fait enfiler une tenue confortable. L’idée est simplement de faire comprendre à votre cerveau que vous êtes passé(e) en mode “professionnel” et de vous mettre dans le bon état d’esprit pour vous lancer dans votre journée.
Organisez et priorisez vos tâches
Quand on passe en télétravail, on peut vite se sentir désorienté et ne pas savoir par quoi commencer. Le télétravail demande parfois davantage d’organisation et d’auto-discipline.
Le secret pour rester motivé(e) est de se fixer des objectifs réalistes, balisés dans le temps et de les découper en petites tâches. Vous pouvez, par exemple, exposer vos objectifs de la semaine sur un tableau d’affichage pour les avoir toujours sous les yeux et planifier les tâches intermédiaires à réaliser tous les jours de la semaine pour les atteindre. Pour ce faire, vous pouvez opter pour un organisateur hebdomadaire, noter ces tâches dans votre agenda ou dans un carnet. Trello et Wunderlist sont également d’excellents outils digitaux pour établir vos to-do lists et éventuellement assigner des tâches à d’autres collègues. Ainsi, tous les matins, vous n’aurez qu’à regarder votre to-do list du jour pour vous y mettre !
Cette planification vous permettra d’avoir un cadre et de savoir sur quoi travailler, mais aussi de pouvoir communiquer clairement vos objectifs et vos deadlines à votre équipe.
Par ailleurs, l’un des avantages du télétravail est d’être moins sollicité par vos collègues et d’être ainsi plus concentré et productif. C’est donc l'occasion idéale pour travailler sur des dossiers de fond, nécessitant plus de temps, de rigueur et de recul.
Gardez le lien avec vos collègues et votre monde professionnel
Quand on travaille seul(e) depuis son domicile, il est important de communiquer régulièrement avec ses collègues. Bien sûr, les mails et messageries internes sont très utiles mais l’oral est plus chaleureux et permet d’éviter les incompréhensions et quiproquos, grâce aux intonations que l’on émet.
Nous vous recommandons donc de privilégier le téléphone et d’organiser une réunion en visioconférence tous les matins ou un jour sur deux, afin d’échanger sur le bon déroulement des tâches à effectuer et planifier les suivantes. Ceci est un bon moyen pour entretenir l’esprit d’équipe et pour que tous vos collaborateurs aient le même niveau d’information au même moment.
Surtout, n’hésitez pas à signaler votre disponibilité à vos collègues ! Lorsque l’on travaille de chez soi, il est fréquent que nos collaborateurs n’osent pas nous appeler, par crainte de déranger. Indiquez-leur que vous restez tout de même joignable par email, téléphone ou visio si besoin.
Il est important de garder le contact pour les problématiques professionnelles mais aussi pour échanger de manière plus informelle. Vous pouvez donc tout à fait appeler un collègue lors de votre pause café ou déjeuner pour prendre de ses nouvelles et échanger sur des sujets qui vous intéressent mutuellement.
Afin de rester connecté(e) au monde extérieur, renforcez également votre veille pour vous tenir informé(e) des dernières actualités dans votre domaine. De la même manière, il vous est possible de suivre des webinaires sur les sujets qui touchent votre sphère professionnelle.
Soyez équipé(e) pour télétravailler efficacement
Pour rester productif en télétravail, il est indispensable d’être bien équipé et bien installé. Vous aurez au minimum besoin d’un fauteuil approprié afin de soulager vos lombaires et d’un grand écran, voire d’un casque audio si vous passez une grande partie de votre journée au téléphone.
Aménagez un espace de télétravail dédié
Pour travailler à distance de manière efficace, il convient d’aménager un espace adéquat. Dans la mesure du possible, il est recommandé de consacrer une pièce à votre bureau : cela vous permettra de vous isoler, de rester concentré(e) et d’éviter les distractions.
Si cela n’est pas possible, essayez néanmoins de différencier cet espace du reste de la pièce dans laquelle il se trouve avec une cloison amovible ou un paravent décoratif, par exemple. Vous pouvez également séparer les espaces au moyen de plantes ou d’une étagère (étagère qui vous sera par ailleurs utile pour ranger tous vos documents professionnels).
Bougez et prenez soin de votre corps
Le saviez-vous ? Le corps humain n'est pas fait pour la complète sédentarité. Il faut donc privilégier des temps de pause et de mouvement durant votre journée de travail, que vous soyez à la maison ou au bureau. Pour ce faire, levez-vous toutes les heures et marchez en faisant au moins 10 pas, pour réactiver la circulation sanguine. Vous pouvez également étirer vos hanches (qui détestent la position assise et finissent par se verrouiller douloureusement), votre cou, vos chevilles...Ecoutez votre corps ! Etirez-vous durant minimum 5 minutes dans la journée pour vous libérer des tensions.
Pour faire diminuer le niveau de stress, pensez aussi aux exercices de respiration, tels que la cohérence cardiaque, qui est idéale pour harmoniser souffle et rythme du coeur. Il suffit de respirer sur 5 temps (5 secondes à l'inspiration et 5 secondes à l'expiration) pendant 5 minutes. Vous êtes reparti pour 4 heures de sérénité ! Bien respirer permet également de stimuler le diaphragme et d'étirer la colonne vertébrale.
Quelle position de travail adopter ? Le dos et le port de tête doivent rester droits et il est recommandé de décroiser les jambes afin d'avoir les deux pieds bien ancrés au sol (un repose-pieds ou un ballon d'assise peuvent vous y aider !). L'écran doit être à la hauteur des yeux, donc n'hésitez pas à le sur-élever avec un support écran si besoin. Les bras, quant à eux, doivent être pliés à 90 degrés et reposer sur le bureau ou les accoudoirs de votre siège. Une souris ergonomique permet d'adopter une posture du poignet plus naturelle et donc de limiter les tensions.
Dernier conseil, mais non des moindres : hydratez-vous ! Il est recommandé de boire un petit verre d'eau toutes les heures. Et si vous profitiez de votre pause marche pour aller remplir votre verre ? :)
Comment gérer les sollicitations de son conjoint ou de ses enfants ?
Travailler à la maison peut signifier partager votre espace de travail avec votre conjoint(e) et vos enfants. Comment pouvez-vous vous isoler et faire comprendre à vos proches que vous êtes en train de travailler ? Deux mots d’ordre : organisation et communication.
Organisation tout d’abord ! Si vous avez des enfants et que votre conjoint(e) est lui/elle aussi en télétravail, mettez en place un planning clair pour décider qui peut s’occuper des enfants et de la maison à quel moment. Certains parents choisissent de couper la journée en deux (l’un s’occupe des enfants le matin, l’autre l’après-midi) ou bien de morceler la journée pour effectuer un roulement. D’autres font en sorte de travailler quand leurs enfants dorment (tôt le matin, dans l’après-midi et le soir). Astuce complémentaire : prévoyez une liste de déjeuners à cuisiner durant la semaine, afin d’éviter le casse-tête de 11h45 pour le parent en charge du repas.
Outre le planning des parents, vous pouvez aussi organiser le temps des enfants ! Les impliquer dans cette planification des moments d’école et de loisirs est d’ailleurs une excellente idée. Atelier pâte à modeler, écriture, coloriage, cuisine, lecture… Il y a une multitude d’activités à faire et à imaginer. Echangez avec vos enfants, demandez-leur comment ils ont envie de s’organiser et ce qu’ils aimeraient faire. Dites-leur aussi clairement lequel des parents sera à leurs côtés à quel moment de la journée et s’il y a des plages horaires où ils devront s’occuper seuls. Voici un exemple de planning à imprimer, avec des gommettes à coller pour que ce soit encore plus ludique pour vos bambins !
Cette organisation deviendra ainsi une nouvelle routine qui structurera le temps de vos enfants et les rassurera. Ils devraient ainsi moins vous solliciter, car ils sauront que vous avez prévu des temps de qualité à passer avec eux dans la journée.
Bien sûr, cette idée de planning a moins de chances de fonctionner avec des enfants en bas âge. Dans ce cas, il est peut-être préférable de travailler quand ils dorment. Voici néanmoins quelques astuces pour qu’ils s’occupent pendant que vous travaillez, si vous êtes seul(e) ou si votre conjoint(e) doit travailler en même temps que vous :
- Sécurisez votre maison, afin que votre enfant puisse jouer sans danger. Rangez tous les objets tranchants et protégez les angles de vos meubles. Vous pouvez également délimiter un espace de jeu qui sera dans votre champ de vision.
- Laissez des livres et des jeux à disposition, mais attention ! Ne sortez pas tout d’un coup et gardez certains jouets de côté, pour les donner à votre enfant plus tard. La “nouveauté” rendra ces objets plus attrayants et votre petit sera lassé moins rapidement. Vous pouvez aussi lui permettre exceptionnellement de jouer avec des objets du quotidien un peu différents (mais non dangereux), comme une cuillère en bois, une pelote de laine…
- Pour que votre enfant se sente moins seul, mettez en fond sonore une musique apaisante ou un conte audio.
Communication ensuite ! Une fois le planning mis en place, votre conjoint(e) et vos enfants auront une vision claire des moments où vous ne devrez pas être dérangé(e) afin de pouvoir travailler correctement. Il faut que ce planning soit respecté par tous, vos enfants, votre conjoint mais aussi par vous-même.
Lorsque vous travaillez, envoyez des signaux clairs à vos proches pour signifier votre indisponibilité. Vous pouvez par exemple mettre un casque anti-bruit ou fermer la porte de votre bureau si vous en avez un.
Enfin, partagez votre planning avec votre hiérarchie et vos collègues. Ils seront ainsi au courant lorsque vous travaillez à domicile et sauront dans quels créneaux horaires ils peuvent vous joindre facilement.
En étant bien organisé(e) et transparent(e), vous pourrez travailler avec votre petite famille à la maison sans trop de difficultés (même si certaines journées seront peut-être plus difficiles que d’autres - courage !).
